KOMUNIKASI KEPELATIHAN

KOMUNIKASI KEPELATIHAN

A.     Komunikasi dan Pelatihan

Manusia adalah makhluk paling lengkap. Di dalam dirinya ada sosial, psikologis, agama, kebudayaan, politik, dorongan untuk maju dalam aneka sektor, dan lain-lain. Manusia “baru” hanya akan menjadi manusia jika berinteraksi dengan manusia lain. Interaksi itu merupakan proses kemanusiaan dari pemanusiaan sejati. Kata lainnya, manusia “baru” alias anak manusia, tidak akan menjadi manusia sesungguhnya jika terisolasi dengan yang-lainnya.

Di masyarakat dan di dunia kerja, manusia tidak dapat dan memang tidak rnungkin hidup terisolasi, baik dengan rekan sekerja maupun dengan lingkungannya. Tujuan organisasi pelatihan dan tujuan pribadi penyertanya yang hendak dicapai, strategi yang harus dijalankan, pelaksanaan keputusan, realisasi rencana, dan sebagainya perlu dikomunikasikan kepada individu atau anggota unit kerja serta sistem di luar organisasi pelatihan.

Semua organisasi, besar atau kecil, sosial atau komersial, tidak akan dapat menjalankan roda pekerjaan sebagai­mana mestinya tanpa ditunjang oleh kemampuan komunikasi secara efektif anggota komunitasnya dengan pengguna. Bagi manajer pelatihan, kemampuan berkomunikasi sangat esensial untuk memengaruhi, menciptakan perubahan perilaku, dan mendorong motivasi karyawannya, dan hal ini merupakan sarana utama untuk mencapai tujuan organisasi pelatihan.

Uraian di atas memberikan pandangan yang singkat, namun cukup jelas tentang arti penting komunikasi yang efektif bagi pelatih dalam menjalankan tugas-tugas kepelatihan, juga antara pimpinan dengan bawahan. Komunikasi yang efektif juga diperlukan dalam kehidupan antar pribadi, mengingat tidak mungkin lagi kehidupan terisolasi memberikan kelayakan bagi manusia. Manusia tidak sepenuhnya dapat memenuhi kebutuhan dengan cara sendiri dan oleh dirinya sendiri. Makin tinggi peradaban manusia, makin tinggi pula kebergantungannya kepada orang lain. Individu beradab senantiasa hidup dalam konteks interaksinya dengan orang lain. Proses interaksi itu berjalan baik, jika dijembatani oleh kemampuan berkomunikasi yang efektif.

B.     Definisi

Dalam konteks buku ini, komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian informasi dari seorang pelatih kepada peserta pelatihan, di mana informasi itu disampaikan inelalui media atau tanda-tanda dengan menggunakan bahasa tertentu yang saling dimengerti untuk mencapai suatu tujuan. Jaques merumuskan “communication is the sum total of directly and indirectly consciously transmitted feeling, attitudes and wishes”. Komunikasi adalah penyampaikan segala perasaan, sikap, kebijakan, dan kehendak, baik secara langsung maupun tidak langsung. Berdasarkan dua definisi di atas, dalam proses komunikasi terlibat berbagai unsur, seperti, penyampai informasi (sender atau informatory, penerima informasi (receiver), isi informasi (message), media atau tanda-tanda yang digunakan (medium or symbols), dan bahasa yang saling dimengerti (mutual language system). Unsur lain dari komunikasi adalah gangguan (noise) dan respons (response).

Unsur-unsur itu tidak terpisahkan satu sama lain. Di dalam proses komunikasi antara pelatih dengan peserta pelatihan selalu melibatkan penyampai informasi (pelatih). Penerima informasi (peserta pelatihan) dan sebaliknya, pesan yang diinformasikan (perintah, ajakan, petunjuk, memberi contoh dan sebagainya) media atau tanda-tanda yang digunakan, bahasa yang saling dimengerti, kemungkinan gangguan dan pada saatnya respon adalah keharusan. Jika unsur lain ada, tetapi peserta pelatihan tidak memberikan respons, proses komunikasi menjadi tidak berarti. Juga, apabila antara pimpinan sebagai pengirim pesan dengan bawahan sebagai penerima pesan itu tidak ada kesalingpahaman bahasa, komunikasi antara pimpinan dengan bawahan akan mengalami kegagalan.

C.     Konsep Dasar Komunikasi

Dewasa ini, manajemen pelatihan telah dan sedang menghadapi masalah yang sangat rumit. Apa yang dulunya tidak terpikirkan, kini menjadi barang biasa, misalnya penggunaan komputer untuk memperlancar mekanisme kerja manajemen pelatihan. Komunikasi antara pelatih dcngan peserta pelatihan harus dan terus berlangsung, mulai pola yang paling sederhana sarnpai pola yang kompleks. Kompleksitas itu meliputi pesan yang disampaikan dan media yang digunakan serta teknik yang dipakai dalam proses komunikasi.

Ada tiga tinjauan untuk memahami konsep dasar komunikasi antara pelatih dengan peserta pelatihan, seperti tertuang pada Gambar 14. Ketiga tinjauan tersebut dirumuskan di bawah ini:

1.      Tinjauan pertama, bahwa komunikasi itu dipandang sebagai proses penyampaian infomasi. Keberhasilan proses komunikasi antara pelatih dan peserta pelatihan terletak pada penguasaan platen atau fakta dan pengaturan cara-cara penyampaiannya. Definisi ini sering disebut sebagai "a message-centered phylosophy of communication" yang padanan dalam bahasa Indonesia disebut komunikasi yang berorientasi pada pesan. Peserta pelatihan sebagai penerima pesan dan pelatih sebagai pengirim pesan atau sebaliknya tidak merupakan komponen yang menentukan keberhasilan komunikasi.

Tinjauan ini menggarisbawahi pendapat bahwa hanya dengan sejumlah infomasi atau pesanlah, komunikasi antara pengirim dan penerima, misalnya antara pelatih dan peserta pelatihan atau sebaliknya, akan terjadi. Dengan pengertian ini, pengirim atau penyampai pesan terpanggil untuk berkomunikasi dengan penerima pesan itu karena ada sejumlah bekal informasi yang akan disampaikan.Tanpa ada pesan yang berarti, komunikasi antara pengirim dan penerima pesan, dalam anti yang sebenarnya tidak akan terjadi dengan bermakna. Intinya, pesan yang disSmpaikan merupakan kunci utama terjadinya makna dalam komunikasi.

2.      Tinjauan kedua, bahwa komunikasi itu merupakan suatu proses penyampaian gagasan-gagasan dari seseorang kepada orang lain. Dalam konsep ini terkandung makna bahwa penerima pesan dianggap sebagai bagian dari proses komunikasi, narnun penekanan­nya terletak kepada pengirim pesan atau message formulator. Sebagai contoh, jika pimpinan berkomunikasi dengan stafnya, titik tekan keberhasilan komunikasi terletak pada kemampuan pimpinan memfornntlasikan pesan-pesannya. Dalam kerangka pelatihan. makna pesan-pesan pelatihan sangat ditentukan oleh kemampuan pelatih dalam melakukan proses komunikasi dengan peserta pelatihan.

Efektivitas pesan tidak hanya terletak pada isi dan cara mengungkapkan pesan itu, tetapi juga pada kredibilitas sumber atau pengirim pesan itu sendiri. Di sini, perhatian tidak difokuskan pada penerima, tetapi hanya dengan catatan bahwa pesan harus disesuaikan dengan minat penerima.

Kelemahan komunikasi yang bersifat "speaker-centered phylosophy of communication" ini terletak pada beberapa hal. Pertama, penerima atau pendengar dipandang sebagai objek yang pasif dan bukan sebagai kekuatan aktif dalam proses komunikasi.

Kedua, konsep ini tidak mengemukakan terjadinya proses pemahaman atau meaning yang tidak dapat dihindari dalam proses komunikasi. Ketiga, terlalu parochial atau kurang mengungkap^­kan masalah manusia yang suatu waktu berkomunikasi dengan dirinya sendiri. Di dalam kenyataannya, komunikasi kadang-kadang digunakan oleh manusia untuk menyembunyikan pikiran atau melindungi apa yang menjadi pikiran sesunggahnya. Konsep ini ncenganggap bahwa ide atau gagasan seseorang sebagai alat penggerak terjadinya komunikasi antara pengirim dan penerima pesan itu.

Filosofi ini sesungguhnya memosisikan peserta pelatihan seolah-olah sebagai pihak yang harus menerima begitu saja pesan yang disampaikan oleh pelatih. Pelatih cenderung mendominasi atau paling tidak bcrasurnsi bahwa karena dialah komunikasi terjadi. Di dalam praktik kepelatihan yang otoriter, komunikasi antara pelatih dengan peserta pelatihan sering dilakukan secara satu arah. Kedudukan peserta pelatihan di sini hanyalah sebagai subjek yang didominasi oleh pelatihan dan harus menerima pesan-pesan pelatihan secara apa adanya.

3.      Tinjauan ketiga adalah bahwa komunikasi dipandang sebagai suatu proses menciptakan arti, ide, gagasan, atau. konsep yang dalam bahasa Inggris disebut "the process of creative the. meaning". Pesan dapat diciptakan melalui orang, televisi, radio, dan scbagainya. Akan tetapi, pengertian atau meaning hanya ada dalarn din individu masing-masing. Konsep ini tidak sepenuhnya tepat, mengingat bahwa komunikasi itu bukan proses penyampaian arti atau gagasan dari seseorang kepda orang lain.

Dalam proses pelatihan, pelatih tidak pernah memberikan meaning atas pesan yang disampaikannya. Apa yang disampaikan oleh pelatih itu hanyalah simbol atau lambang saja. Arti dari suatu pesan tidak dapat dipindah-pindahkan atau disampaikan secara apa adanya. Pengertian atau pemaknaan atas pesan itu terjadi pada peserta pelatihan yang terlibat dalam proses komunikasi itu. Pengertian atau pemahaman atas pesan yang disampaikan ditentu­kan oleh kemampuan penerima pesan itu. Dengan demikian, keberartian atas pesan atau sejumlah pesan itu ditentukan oleh kemampuan penerima pesan itu sendiri. Tugas pengirim pesan hanyalah menyampaikan ide atau informasi, beban pemahaman terhadap apa yang disampaikan ada pada penerima.

D.    Komunikasi dan Perilaku

Komunikasi mutlak diperlukan dalam keseluruhan proses interaksi antarmanusia, tidak terkecuali antara pelatih dan peserta pelatihan atau antara stafdan pimpinannya. Tanpa komunikasi antarmanusia di dalam organisasi pelatihan, sumber daya yang ada akan mengalami ditintegrasi. Artinya, sumber daya insani yang ada pada lembaga pelatihan tidak banyak berbeda dengan setumpuk benda mati yang pasif.

Jika di sekolah-sekolah disediakan khusus ruang guru, barangkali ada guru yang hanya melihatnya dari nilai kursi yang disediakan di ruangan itu. Sebenarnya, ruang itu sama dengan forum atau wadah bagi pelatih untuk urun rembug atau saling tukar pengalaman. Barangkali kita juga dapat bereksperimen, bagaimana pola kerja guru, jika satu sama lain saling menghindari kontak antarsemua mereka. Kebijakan administratif, kebijakan organisasi pelatihan, harapan, dan perasaan hanya mungkin disampaikan, jika terjadi proses komunikasi. Dengan komunikasi akan muncul relasi antarindividu dan selanjutnya terjadi proses saling memengaruhi dalam rangka perbuatan tertentu.

Komunikasi antarindividu muncul sebagai lanjutan dari adanya kontak awal yang mereka lakukan dan demikian juga sebaliknya. Seseorang akan menjalin komunikasi dengan yang lain, jika di dalam dirinya telah ada kontak kesepakatan, bahwa dia harus berbuat demikian. Relasi antar individu merupakan lanjutan dari proses komunikasi antar sesama mereka. Dari aktivitas relasional itu terjadi proses memengaruhi, misalnya pengaruh yang ditimbulkan oleh pimpinan terhadap bawahannya. Mungkin saja, suatu saat terjadi komunikasi antarindividu, tetapi mereka tidak mampu menjalin relasi, akibatnya tidak terjadi proses sating memengaruhi. Di dalam latar kehidupan organisasi pelatihan, saling memengaruhi biasanya divisualisasikan melalui perilaku nyata atau seperangkat perbuatan yang mengacu pada tujuannya.

E.     Fungsi Komunikasi

Pelatih harus menjadi komunikator yang baik. Seperti telah diuraikan di muka, bahwa komunikasi sangat penting dalam keseluruhan aktivitas manajemen organisasi pelatihan, terutama antara pelatih dan peserta pelatihan. Mata rantai kegiatan organisasi pelatihan dapat berlangsung efektif jika terjadi proses komunikasi antara mereka yang ada di dalam organisasi pelatihan itu, dan hal ini harus berlangsung secara bersahaja dan terus-menerus.

Karena itu, komunikasi menempati posisi sentral bagi pelatih dan pimpinan organisasi pelatihan dan dalam hubungan antarorang yang ada di dalamnya. Tanpa komunikasi, koordinasi kegiatan dan kegiatan itu sendiri tidak akan dapat berjalan secara efektif. Para ahli psikologi, ahli pendidikan, dan lain-lain telah menerima konsep, prinsip, dari generalisasi tentang fungsi komunikasi. Misalnya, di lembaga sekolah, problema ­problema peserta didik yang diduga menghambat proses studi mereka dapat diatasi melalui komunikasi efektif antara subjek dan kliennya atau antara pembimbing dan terbimbing.

Garis pembatas psikologis (psychological barrier) yang terjadi di antara pelatih dan peserta pelatihan dapat diatasi atau diminimalkan melalui komunikasi antarsesama mereka. Di sekolah-sekolah yang efektif, kepala  sekolah terlibat intensif dalam proses komunikasi dengan staf. Dalam proses itu, terjadi interaksi timbal-balik yang dapat meningkatkan dinamika kerja di lembaga sekolah yang pada gilirannya akan memperlancar proses pendidikan sekolah.

Komunikasi antara pelatih dan peserta pelatihan diarahkan pada upaya mencari perubahan untuk untuk mengeksplisitkan tindakan-tindakan hersama. Sebagai contoh, lembaga pelatihan harus mengetahui kebutuhan tenaga kerja di lapangan, persaingan antarlembaga, kebijakan pemerintah bidang pelatihan, dan sebagainya. Di samping itu, lembaga pelatihan harus mampu memenuhi kebutuhan masyarakat, potensi masyarakat, kemajuan bidang ilmu pengetahuan dan teknologi, informasi masalah sosial, dan sebagainya. Apa-apa yang dimaksudkan di atas akan mudah direalisasi­kan, jika terjadi komunikasi intensif antarsubjek yang terlibat. Cepat atau lambat, terpenuhinya keinginan subjek untuk mendapat informasi tentang masalah ini sangat ditentukan oleh kemampuannya mendekatkan diri dengan sumber informasi. Dengan demikian, komunikasi dalam organisasi pelatihan berfungsi sebagai:

·        mengomunikasikan tujuan-tujuan pelatihan;

·        mengembangkan rencana pelatihan untuk pelaksanaan; mengorganisasikan manusia dan sumber pelatihan lain secara efektif;

·        mengarahkan, memotivasi, dan mengembangkan potensi peserta pelatihan;

·        menciptakan iklim pelatihan yang sehat;

·        mengadakan pengawasan pelaksanaan pelatihan;

·        menyampaikan gagasan baru dan memberi saran bagi perbaikan proses pelatihan;

·        menerima keluhan-keluhan sebelum, selama, dan sesudah proses pelatihan.

F.      Prinsip-Prinsip Komunikasi

Pelatih dan manajer institusi pelatihan yang profesional merupakan
komunikator yang baik. Mereka adalah orang-orang yang betul-betul memahami prinsip-prinsip komunikasi yang ideal. Prinsip-prinsip komunikasi tersebut adalah:

1.   Komunikasi adalah proses yang dinamis

2.   Komunikasi adalah proses yang melingkar.

3.   Komunikasi merupakan proses yang tidak berulang secara murni

4.   Komunikasi berlangsungdalam keseluruhan aktivitas

5.   Komunikasi menyangkut aspek jasmani dan rohani

6.   Komunikasi menyangkut masalah yang kompleks

7.   Komunikasi tidak kebal terhadap gangguan

1.  Komunikasi adalah proses dinamis

Proses komunikasi laksana benda hidup yang dinamis, di mana. pengirim dan penerima pesan memegang peran penting. Mereka menjalankan fungsi masing-masing secara tidak kaku. Keduanya sama-sama komunikatif yang pada saat tertentu dapat bertukar peran.

2.  Komunikasi adalah proses yang melingkar

Komunikasi tidak seperti anak panah, tidak lurus seperti kompas, melainkan mempunyai sifat melingkar. Komunikasi bukanlah proses satu arah. Dalam proses komunikasi, umpan balik merupakan satu keharusan. Proses Itu berlangsung berulang kali, Inksana satu siklus yang satu sauna lain tidak terputus. Si A berkomunikasi derigan si B dan si B berkomunikasi dengan si C untuk hal yang sarna, dan seterusnya, merupakan contoh lain dan sirkulasi proses komunikasi.

3.  Komunikasi adalah proses tidak terulang

Ada kecenderungan orang menyangkal konsep ini, dengan asumsi jika pada saat tertentu penerima berita tidak rnemahami berita yang disarnpaikan, dia dapat meminta kembali berita itu. Jika telah terjadi proses komunikasi antarmanusia, terjadilah proses itu. Jika suatu saat komunikasi itu harus diulang, suasananya tidak akan berulang persis seperti sedia kala. Isi dan subjek yang terlibat dapat saja sama tetapi suasana menjadi  berbeda. Gaffar (1982) mengemukakan bahwa situasi dari peristiwa komunikasi tidak mungkin sama. Dengan demikian, mustahil bagi seseorang mengulangi peristiwa komunikasi itu dua kali dnegan situasi, suasana, dan efek yang sama. Manusia hanya dapat berkomunikasi satu kali saja, sedang kedua dan seterusnya merupakan peristiwa komunikasi yang lain lagi.

4.  Komunikasi berlangsung dalam keseluruhan aktivitas

Proses komunikasi selalu ada dalam keseluruhan aktivitas manusia organisasional, mulai manajemen puncak sampai pada pelaksana teknis dan sebaliknya. Kebijakan organisasi pelatihan perlu dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Proses komunikasi itu pun memengaruhi aktivitas manusia organisasi pelatihan. Tanpa komunikasi, kegiatan tidak ada dan tidak ada kegiatan tanpa proses komunikasi. Jika komunikasi antarmanusia terputus, proses kerja menjadi kaku dan kondisi ini menjadi ancaman bagi organisasi pelatihan.

5.  Komunikasi melibatkan aspek jasmani dan rohani

Efektivitas komunikasi antarmanusia sangat ditentukan oleh kondisi fisik dan psikologi kedua pihak. Pengiriman berita adalah komunikator yang baik, tetapi jika kondisi psikis penerima tidak memenuhi tuntutan, proses komunikasi tidak dapat bcrjalan efektif, demikian sebaliknya. Baik pengirim maupun penerima pesan dituntut berada pada kondisi fisik dan psikologis yang baik. Komunikasi lisan menjadi lebih efektif jika disertai gerak fisik dan mimik yang sesuai, informasi yang disampaikan dengan nada marah tidak efektif. Karena itu, kepribadian komunikator dan penerima pesan terlibat dalam proses komunikasi harus sama-sama mendukung.

6.  Komunikasi menyangkut masalah yang kompleks

Dalam kaitan KAU dan AKU, misalnya, kompleksitas komunikasi dapat dilukiskan sebagai berikut:

AKU                                                  KAU

Aku tahu------------------------------             Kau tidak tahu

Aku tidak tahu ----------------------                Kau tahu

Aku tidak tahu ----------------------                Kau tidak tahu

Aku tahu ----------------------------               Kau tahu

Aku perlu ---------------------------                Kau tidak perlu

Aku tidak perlu --------------------                  Kau perlu

Kompleksitas tersebut bukan hanya terletak pada banyaknya pribadi yang terlibat, isi pesan dan peralatan yang digunakan, melainkan juga pada transmisi pesan, umpan balik, dan gangguan. Di pedesaan, proses komunikasi antarwarga berlangsung secara sederhana, memanfaatkan media sederhana, dan inti pesan pun sederhana. Berbeda dengan sistem komunikasi internasional, yang dalam waktu beberapa detik, miliaran karakter harus dioper dari suatu negara ke negara lain.

7. Komunikasi tidak kebal gangguan

Banyak hal yang dapat memengaruhi rendahnya efektivitas komunikasi, yaitu berupa gangguan yang sering pula disebut noise, Komunikasi tetap muka (face-to-face communication), misalnya tidak akan efelctif dilakukan dalam suasana yang gaduh atau jarak antarsubjek terlalu berjauhan. Contoh lain, gelombang radio terganggu pada saw ada petir. Komunikasi dengan menggunakan telegram sering terlalu singkat, sebaliknya komunikasi dengan menggunakan surat dapat secara panjang lebar, namun sering terlambat. Ini semua adalah contoh gangguan proses komunikasi.

G.    Komunikasi dan Kebutuhan Manusia

Dalam konteks aktivitas pelatihan, komunikasi adalah mesin pelumas utamanya. Komunikasi biasanya tidak dapat dilepaskan dari pekerjaan atau interaksi antara pelatih dan peserta pelatihan. Rencana kerja pelatihan hanya mungkin dapat direalisasikan, jika pelatih dan peserta pelatihan telali mengetahui informasi tugas atau jabaran pekerjaan yang diembannya. Di dalam dunia manajemen, komunikasi sering diarahkan untuk meningkatkan semangat kerja staf demi produktivitas dan keuntungan secara bisnis. Hal ini merupakan konsekuensi logis bahwa manusia organisasi mempunyai sejumlah kebutuhan dan keinginan, seperti :

·        kebutuhan untuk mengembangkan diri dalam jabatan yang diduduki dan mengejar kedudukan yang lebih tinggi;

·        keinginan meningkatkan harga diri dalam keluarga dan masyarakat melalui aktivitas yang lebih konstruktif;

·        kebutuhan bergerak dari sikap bergantung kepada orang lain menjadi sikap yang lebih mandiri; dan

·        dorongan  mencari tanggungjawab

Dari empat kecenderungan itu, ada dua indikator pokok yang memengaruhi aktivitas staf. Kedua indikator pokok tersebut adalah keinginan mempertinggi kedudukan atau status dalam jabatan dan hasrat memperoleh kekuasaan yang lebih besar. Pelatihan pun antara lain dimaksudkan untuk mempromosikan staf, misalnya untuk menduduki jabatan eselon. Sangat sukar untuk memisahkan kedua indikator pokok ini karena keduanya sering berjalan sendiri-sendiri.

Kedudukan seseorang dalam jabatan didasarkan atas mutu individual dan mutu kerjanya di dalam tim, baik menurut pencitraan mupun mutu secara nyata. Kekuasaan ditekankan kepada proses memengaruhi atau memberikan pengaruh kepada sekelompok orang atau individu, dan di sinilah, komunikasi antarmanusia mutlak diperlukan.

Arus komunikasi bervariasi, yaitu ke atas, bawah, diagonal, dan sebagainva, yang pada umumnya dikaitkan dengan pekerjaan atau tugas­ tugas keorganisasian. Hasil penelitian membuktikan bahwa bawahan sering merasa sangat segan kepada atasannya dan jika hal ini terjadi, frekuensi komunikasi antara atasan dan bawahan lebih banyak dilakukan dibandingkan dengan komunikasi antara bawahan dan atasan. Lillico (1972) mengatakan bahwa komunikasi ke atas mungkin tidak mengandung informasi yang berhuburigan dengan pekerjaan dan dari segi banyaknya, mungkin lebih banyak komunikasi yang terjadi antara atasan dengan bawahan. Personalia tingkat bawah menahan diri untuk tidak berkomunikasi dengan atasan sehubungan dengan rintangan psikologis.

Perbuatan bawahan yang bersifat mencela, mengkritik, memberi saran atau usul kepada atasan sangat jarang, sebagai akibat hambatan psikologis itu. Mereka segan mengemukakan ketidaksenangannya terhadap pekerjaan atau sikap negatif (negative attitude) terhadap tugas­ tugas itu. Dalam bekerja dan berkomunikasi sangat hati-hati, sebab takut tergeser dari jabatannya, tidak dipercaya, tidak mampu menciptakan rasa saling memiliki (sense of belonging), dan sebagainya. Permasalahannya adalah apa sebabnya hal itu terjadi? Mungkin dan hampir dipastikan bahwa gejala buruk itu terjadi sebagai akibat dari:

 Tidak ada keterbukaan antara kedua belah pihak. Mereka tidak mampu menjalin kontak yang lebih komunikatif. Apa yang ada pada bawahan hanyalah rasa takut, curiga, segan, tak acuh, dan sebagainya

Kurang dukungan fakta-fakta. Keraguan seorang untuk ber­komunikasi dengan orang lain, antara lain disebabkan tidak ada bekal empiris. Apa yang ada hanya merupakan keinginan-keinginan subjektif.

Pola manajemen yang kaku sehingga tidak memungkinkan komunikasi terjadi secara efektif.

Penerapan hubungan antarmanusia (human relation) dianggap dapat mempermudah terlaksananya komunikasi secara baik. Maier (1963) mengemukakan bahwa dalam hubungan antar manusia, rintangan­ rintangan komunikasi dapat dihilangkan, menjauhkan salah pengertian, dan mengembangkan segi konstruktif dari kepribadian manusia. Pelatih profesional adalah seseorang yang mampu menciptakan suasana komunikasi yang kondusif dalam rangka mencapai tujuan pelatihan. Suasana curiga, tidak komunikatif, dan rasa takut, merupakan penghambat pencapaian tujuan itu sehingga memberi gangguan tidak sedikit terhadap kelancaran proses pelatihan. Faktor tidak kondusif dalam komunikasi harus dijauhkan, jika organisasi bertekad mencapai tujuan secara baik:

H.    Komunikasi dan Keterbukaan

Rasa permusuhan, takut, curiga, dan sikap-sikap lain semacam itu bukan hanya menghambat penerimaan pesan dalam proses komunikasi, tetapi juga mengarah pada bangkitnya motif-motif negatif yang dapat menganggu jalannya komunikasi antara pelatih dan peserta pelatihan. Perbedaan status selalu ada dalam dunia organisasi dan status dalarri pekerjaan itu merupakan dambaan orang-orang yang ada dalam setiap institusi. Di lingkungan organisasi, keterbukaan mutlak perlu dalam keseluruhan komunikasi antarmanusia. Orang yang mempunyai kedudukan atau status rendah dapat saja memperoteh “keberanian berkomunikasi”, asalkan mereka mampu menjalin tata hubungan lebih baik kepada atasannya.

Atasan yang bijak akan membawa bawahan pada kondisi yang mereka inginkan. Seorang manajer harus mengadakan komunikasi untuk tujuan-tujuan tertentu, menyampaikan informasi, mengubah perilaku bawahan atau mengarahkan perilaku­perilaku mereka agar sesuai dengan harapan. Karena itu, pengawasan, penjagaan terhadap sikap jujur, adil, dan faktor lain yang ada hubungannya dengan spirit pekerjaan perlu ada. Jika tidak, kekuatan melawan dari stafakan timbul dan selanjutnya berakibat kurangnya kepuasan, kepercayaan, dan kesetiaan bawahan.

Ketidakmampuan manajer menimbulkan kepercayaan, kepatuhan dan kesetiaan melalui komunikasi yang baik akan membawa dampak gagalnya manajemen organisasi. Komunikasi antara pelatih dan peserta pelatihan dalam kaitannya dengan tugas-tugas kepelatihan menduduki posisi sentral. Sebagai contoh, kemampuan melatih yang lambat, disiplin pelatih rendah, peserta pelatihan tidak terdorong belajar, rendahnya moral kerja, tidak terjalin rasa saling memiliki, saling mencurigai, debat kusir, dan seperangkat gejala buruk lainnya sering muncul di lembaga pelatihan. Munculnya rnasalah itu dapat saja disebabkan oleh perbedaan status dalam pekerjaan atau karena tidak ada jaringan komunikasi yang komunikatif. Sebagian dari kekacauan itu adalah kekacauan orang-orang mengartikan kedudukan.

Perbedaan kedudukan atau status seseorang.dalam pekerjaan akan mencerminkan perbedaan kekuasaan. Lillico (1972) melukiskan, apabila status merupakan variabel pokok, akibat dari keinginan untuk maju dalam komunikasi antar orang akan lebih tampak, jika perbedaan kekuasaan merupakan substitusi dari perbedaan status itu.

Anggota kelompok yang mempunyai kesempatan besar untuk promosi biasanya jarang melakukan protes, daripada orang yang tidak mempunyai kesempatan untuk ini. Zender (1971) mengemukakan, orang yang mempunyai kekuatan lebih kecil, sebagai akibat kecilnya kekuasaan yang ia miliki, tetapi berharap naik dari posisi sekarang, kurang bebas berkomunikasi dengan atasannya. Mereka lebih banyak menceritakan apa yang telah mereka capai. Aktivitas seperti ini umumnya jarang dilakukan oleh orang-orang yang tidak atau kurang berusaha memilih kursi atau jabatan.

Para investor, dalam dunia manajemen bisnis sering disebut penyedia, atau di lingkungan pendidikan formal disebut pengawas, kadang-kadang mempunyai pengaruh yang berbeda dalam unit kerja mereka dan perbedaan itu mungkin muncul akibat perbedaan kemampuan berkomunikasi atau akibat lain yang tidak dapat dipisahkan dengan itu. Kekuasaan erat kaitannya dengan luasnya komunikasi dan pengaruh yang ditumbuhkan dari kekuasaan itu merupakan pengaruh langsung dari komunikasi yang dilakukan. Kalau kita tekun memerhatikan perilaku manusia dalam bekerja, dalam hidup bermasyarakat atau dalam situasi sosial lainnya, kita akan membuat beberapa praasumsi:

·        Perilaku manusia dalam situasi tertantu ditentukan oleh proses komunikasi yang mereka lakukan;

·        Perilaku manusia dalam bekerja turut ditentukan oleh proses komunikasi yang mereka lakukan;

·        Perilaku manusia dapat berubah, kalaupun situasi yang mereka hadapi adalah sama;

·        Perilaku bawahan memengaruhi pola tingkah laku administrator atau pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas dan demikian sebaliknya.

Tingkah laku atau dinamika perilaku individu tidak lepas dari pekerjaan yang dihadapinya. Kemampuan kerja seseorang dapat dilihat dari gerak tingkah lakunya. Bagi manajer, pimpinan atau supervisor, pola tingkah laku bawahan dapat dijadikan pedoman khusus untuk menciptakan suasana serasi dalam bekerja. Bawahan yang serius akan menghindari humor yang tidak perlu. Dia banyak menghindari kata-kata humor yang terlalu banyak melibatkan aspek pribadi. Sebaliknya, staf tidak betah dalam dunia keseriusan dan dia bekerja karena gembira. Dia gembira karena kondisi memungkinkan.

Jika supervisor atau manajer menyamaratakan semua bawahan dalam bekerja, dia akan mengalami kesukaran untuk menjadi pimpinan yang sukses. Dengan staf serius, dia takkan sukses jika berbicara santai dan berbau humor. Dengan seorang humoris, dia harus menyesuaikan diri, demikian pula untuk insan yang lembah lembut. Jika komunikator berbuat bertentangan dengan kaidah yang dianut komunikan, komunikan tidak akan dapat berperilaku sesuai dengan tuntutan-tuntutan pekerjaan.

Pada abad modern ini, ketika komunikasi sudah dianggap salah satu kebutuhan pokok, banyak orang telah memosisikan bahwa proses komunikasi bukanlah suatu yang berdiri sendiri, lepas dari dunia lain. Dengan “dunia lain” dimaksudkan, bahwa komunikasi selalu berada dalam ruang atau batas waktu tertentu dan komunikasi tidak lepas dari komponen-komponen itu. Pada taraf sederhana, komunikasi hanya diartikan sebagai setiap pembicaraan seseorang atau sekelompok orang dengan seseorang atau sekelompok lainnya tanpa melalui perantara atau media apa pun. Sekarang ini, proses komunikasi telah sangat kompleks dan rumit. Dunia komunikasi antara pelatih dan peserta pelatihan didorong oleh kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi secara luar biasa.

Jadi, proses komunikasi bukanlah suatu yang berdiri sendiri dan karenanya selalu dipengaruhi oleh lingkungan komunikasi itu. Hal itu ditunjang oleh konsep bahwa komunikasi itu tidak linier, melainkan sirkuler. Beberapa contoh dapat digambarkan berikut ini. Komunikasi tatap muka sering diganggu suasana gaduh. Bawahan malu berbicara dengan rekan sekerja karena didengar atasan, apalagi isi pembicaraan yang bersifat rahasia. Dalam kondisi seperti ini, pembicaraan antar subjek tertentu berlangsung berbisik-bisik dan akhirnya didengar sepotong-potong, sementara kecurigaan timbul di pihak lain.

Melalui media massa, misalnya seorang pelanggan sebuah harian sering tidak sempat membaca berita hari ini karena agen tidak mendistribusikan harian itu tepat pada waktunya. Peserta pelatihan tidak dapat mendengar isi pembicaraan guru karena lingkungan gaduh. Komunikator dan komunikan harus berbuat selektif sebab efektivitas komunikasi ditentukan oleh komunikator atau komunikan itu. Kegagalan satu pihak berarti kegagalan semuanya, sebab komunikasi adalah proses dinamis.

I.       Objek yang Dikomunikasikan

Komunikasi antarpelatih dan peserta pelatihan laksana aliran darah dalam tubuh manusia. Ketika aliran darah berhenti, kehidupan manusia akan berakhir. Jadi, komunikasi atau interaksi komunikatif antara pelatih dan peserta pelatihan mutlak diperlukan. Melalui proses komunikasi, pelatih dan peserta pelatihan akan mewujudkan interaksi yang produktif dan lembaga pelatihan dapat berupaya mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Permasalahannya terletak pada subjek yang terlibat dalam proses komunikasi itu sendiri. Kegagalan seorang melakukan komunikasi mungkin bukan disebabkan oleh rendahnya kemampuan_.individu dalam bidang ilmu komunikasi, melainkan paling sering disebabkan oleh kemampuan yang lemah dalam melakukan praktik-praktik komunikasi. Tidak tertutup kemungkinan, bahkan hampir pasti bahwa rendahnya kemampuan praktis berkomunikasi adalah akibat logis dari rendahnya kemampuan penguasaan ilmu komunikasi.

Dalam rangka mewujudkan komunikasi yang efektif dan efisien, karena praktik komunikas bukan angka, fakta, atau pengetahuan, melainkan kecakapan praktis (practical skills), salah satu aspek yang harus diketahui oleh orang yang terlibat dalam proses komunikasi adalah apa yang dikomunikasikan. Strauss dan Sayles (1977) dalam buku "Personel: The Human Problems of  Management", mengemukakan bahwa hal-hal yang.akan dikomunikasikan adalah maksud, kesan, keadaan emosi, dan ungkapan perasaan.

o   Maksud

Tidak ada suatu proses interaksi manusia tanpa tujuan. Pengiriman berita mempunyai sejumlah maksud tertentu, apakah mereka sebagai pelatih, peserta pelatihan, teman sejawat, bawahan, atasan, atau pihak luar. Pesan yang disampaikan dapat berupa informasi, instruksi, pandangan atau saran, gagasan-gagsan baru, fakta atau data, indikasi, promosi, dan sebagainya. Maksud-maksud ini memberi warna terhadap perilaku komunikator dan menimbulkan respons yang berbeda pula bagi komunikan. Komunikasi dalam rangka instruksi berbeda dengan komunikasi dalam rangka edukasi, dan berbeda pula dengan komunikasi dalam rangka memberi saran. Masing-masing tujuan komunikasi memberi dampak perilaku yang berbeda.

o   Kesan

Suatu saat seorang manajer selesai mengadakan rapat dan membuat satu atau beberapa keputusan, baik keputusan rutin maupun keputusan generik. Setelah selesai mengambil keputusan, dalam kesempatan tidak formal, ia menanyakan kepada stafnya: bagaimana kesan Anda terhadap keputusan yang telah kita ambil bersama? Subjek yang disuguhi pertanyaan itu akan mem­berikan kesan-kesan terhadap keputusan-keputusan yang telah diambil. Kesan yang diberikan, mungkin positif atau mungkin pula negatif atau netral. Tentu saja, tidak semudah itu. Kesan yang diberikan sering terlalu diwamai oleh motif lain. Pengirim berita sering mengatur komunikasi secara tersembunyi untuk menyampai­kan pesan menyeluruh mengenai gengsi, harga diri atau kesediaan membantu staf atau pimpinan puncak.

o   Keadaan emosi

Komunikasi antara pelatih dan peserta pelatihan tidak pernah terlepas dari sistem nilai yang dianut oleh kedua belah pihak karena komunikasi melibatkan seluruh kepribadian. Salah satu di antaranya adalah keadaan emosi (emotional atmosphere). Pelatih atau peserta pelatihan yang emosinya dalam keadaan tertekan akan berkomunikasi dalam kondisi tertekan pula. Jika pelatih atau peserta pelatihan termasuk orang yang terbuka (extrovert), dalam berkomunikasi dengan orang lain, ia akan banyak membicarakan soal dirinya.

Sifat mengancam dari seorang pelatih tercermin dalam caranya berkomunikasi. Kegelisahan tercermin dalam perilaku. Pelatih bukanlah pengancam atau penggelisah. Konselor atau orang-orang yang bergerak dalam bimbingan dan konseling (BK) banyak menghadapi hal seperti ini. Para siswa ada yang sengaja datang dan secara sadar mengungkapkan kepada petugas BK, tentang keadaan dirinya. Ada pula yang sengaja dipanggil sehubungan dengan kasus tertentu. Komunikator dan komunikan yang berbeda dalam konteks “emosi” ini harus mewujudkan saling pengenian. Disintegrasi keduanya menyebabkan komunikasi menjadi buyar.

o   Ungkapan perasaan

Pelatih juga memiliki perasaan tersembunyi (intorvert), terlepas dari disadari atau tidak, baik terhadap diri sendiri maupun terhadap individu yang dihadapi. Perasaan malu, masgul atau kurang pantas, memberi warna terhadap perilakunya. Kadang-kadang, hal seperti ini berlangsung secara irrasional. Penerima berita sering tidak percaya terhadap pembicaraan seseorang tentang pribadi teman dekatnya, padahal secara fisik, penampilan rekan tersebut sangat meyakinkan, sementara pihak lain memuji pribadinya.

Komunikasi sering diwarnai perasaan seperti ini. Staruss darn Sayles mengemukakan bahwa perasaan pribadi yang tersembunyi ini sering timbul dalam bentuk komunikasi nyata. Dengan demikian, ada pula emosi-emosi yang timbul berdasarkan sikap-sikap yang tampak pada penerima berita. Mungkin mereka berteriak mendengarkan kata-kata itu, mungkin pula tidak. Umpan balik pada akhirnya paling menentukan apakah pesan yang disampaikan dapat diterima atau tidak.